Privacybeleid

Gegevensbeschermingsbeleid - (EU-verordening 2016/679 van 27 april 2016 (RGPD) en wet nr. 78-17 van 6 januari 1978)

PREAMBULE :

Het doel van dit gegevensbeschermingsbeleid is om betrokkenen te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens in het kader van geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde verwerking, in overeenstemming met de bepalingen van wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 en EU-verordening 2016/679 van 27 april 2016 (hierna "RGPD") en andere geldende wet- en regelgeving (hierna de "geldende verordeningen") met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

De termen "Persoonsgegevens", "Verantwoordelijke", "Verwerker", "Verwerking", "Betrokkene", "Inbreuk in verband met persoonsgegevens" en "Toezichthoudende autoriteit" worden gedefinieerd zoals uiteengezet in Artikel 4 van de GDPR.

DE BELANGRIJKSTE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS DIE WORDEN VERWERKT

De volgende persoonlijke gegevens worden verzameld:

i. Vóór de bestelling: vastleggen van de iris van potentiële klanten (test, demonstratie),

ii. Bij bestelling :

a. Identificatiegegevens (achternaam, voornaam, geslacht),

b. Irissen vastleggen,

c. Contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummers)

iii. Tijdens de contractuele relatie: vastleggen van de iris van eindklanten, gegevens met betrekking tot de contractuele en commerciële relatie tussen de betrokkenen en IRIS GALERIE (bijv. abonnementscategorie, aankoopgeschiedenis),

iv. Bij een bezoek aan een website van het IRIS GALERIE-netwerk: gegevens die worden verzameld door middel van cookies, tracers of gelijkwaardige technische middelen (raadpleeg voor meer informatie over het beheer van cookies en tracers de informatiebrochure over het beheer van cookies).

JURIDISCHE INFORMATIE VOOR BETROKKENEN

Het doel van dit document is om de Betrokken Personen te voorzien van de wettelijk vereiste informatie:

(a) Identiteit en contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking

De identiteit en het postadres van de Gegevensverwerker zijn als volgt:

• IRIS GALERIE, société par actions simplifiée (vereenvoudigde naamloze vennootschap), ingeschreven in het handels- en ondernemingsregister van Parijs onder nummer 897514618, met maatschappelijke zetel op het adres 60 rue de la Boétie, 75008 Parijs (hierna "IRIS GALERIE" genoemd);

(b) Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming

De contactgegevens voor de functionaris voor gegevensbescherming zijn als volgt:

• Pascal Alix, partner bij AARPI VIRTUALEGIS, 5 rue Jean-Baptiste Dumas, 75017 Parijs; e-mailadres: dpo.irisgalerie@virtua-legis.com.

(c) Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

De doeleinden van de Verwerkingen waarvoor de persoonsgegevens bestemd zijn, zijn de volgende:

• (i) het identificeren van en contact opnemen met Betrokkenen (eindklanten),
• (ii) identificatie van contactpersonen binnen de entiteiten die diensten verlenen en leden van het IRIS GALERIE-netwerk,
• (iii) contractuele dienstverlening,
• (iv) administratie van contracten en klantenrekeningen,
• (v) beheer van relaties met contactpersonen bij dienstverleners en leden van het IRIS GALERIE-netwerk,
• (vi) het versturen van informatie en/of dienstenvoorstellen naar Betrokkenen.

(d) Rechtsgrondslag voor Verwerking

De rechtsgrondslagen voor de Verwerking zijn, afhankelijk van de Verwerking:

• (i) de noodzaak om precontractuele maatregelen uit te voeren op verzoek van eindklanten voordat zij kunnen profiteren van de contractuele diensten (tests, demonstraties),
• (ii) de noodzaak van de uitvoering van een contract dat met de leden van het IRIS GALERIE-netwerk en de eindklanten is gesloten, zodat de Betrokkenen van de contractuele diensten kunnen profiteren,
• (iii) de noodzaak voor IRIS GALERIE om haar legitieme belangen na te streven, met name om de relatie met de leden van het IRIS GALERIE-netwerk en eindklanten te beheren,
• (iv) de noodzaak voor IRIS GALERIE om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan zij is onderworpen, met name met betrekking tot de uitoefening van rechten en fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

(e) Ontvangers van persoonsgegevens

De ontvangers van de verwerkte persoonsgegevens zijn :

• de personeelsleden van IRIS GALERIE die belast zijn met de contractuele diensten en het beheer van de relaties met de leden van het IRIS GALERIE-netwerk en met de eindklanten,
• de personeelsleden van de onderaannemers en niet-onderaannemers van IRIS GALERIE die deelnemen aan de levering van deze diensten, zoals bijvoorbeeld productielaboratoria, transporteurs en IT-dienstverleners.
• personeelsleden van het IRIS GALERIE-netwerk, gezamenlijke of onafhankelijke verantwoordelijken voor de verwerking van gegevens.

(f) Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

De betrokkenen worden ervan op de hoogte gesteld dat de verantwoordelijke voor de verwerking, in voorkomend geval, met name wanneer een dienstverlener buiten de Europese Unie is gevestigd, persoonsgegevens mag doorgeven aan een derde land waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, persoonsgegevens mag doorgeven aan een derde land waarvoor een adequaatheidsbesluit is afgegeven door de Europese Commissie; als het ontvangende land niet het onderwerp is van een adequaatheidsbesluit, mag de doorgifte alleen worden uitgevoerd op voorwaarde dat er passende waarborgen worden ingesteld en dat de Betrokkenen waarop de Verwerking van persoonsgegevens betrekking heeft, afdwingbare rechten en effectieve rechtsmiddelen hebben, onder de voorwaarden van de geldende Verordeningen en in het bijzonder de artikelen 46 tot en met 49 van de GDPR.

(g) Bewaartermijn voor persoonsgegevens

Hoe lang de persoonsgegevens van de betrokkenen worden bewaard, hangt af van het doel van de verwerking en de aard van de relatie (prospect die nooit een contract heeft gesloten of klant).

In de onderstaande tabel staan de belangrijkste bewaarperioden voor persoonsgegevens van betrokkenen:

(h) Rechten van betrokkenen die kunnen worden uitgeoefend bij de verantwoordelijke voor de verwerking (zoals hierboven aangegeven)

Met betrekking tot de rechtsgrondslag voor de Verwerking, waaronder toestemming valt, heeft de betrokkene de volgende rechten, onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de geldende Verordeningen:

• toegang tot persoonlijke gegevens;
• rectificatie van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens; 
• de verwijdering van dergelijke gegevens, in het bijzonder wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de Verwerking of wanneer de betrokkene zijn of haar toestemming heeft ingetrokken, of wanneer de Verwerking onwettig is, behoudens wettelijke bewaarplicht;
• een beperking van de Verwerking van zijn/haar persoonsgegevens wanneer de juistheid van de gegevens wordt geverifieerd na een betwisting door de betrokkene, wanneer de Verwerking onwettig is en de betrokkene bezwaar maakt tegen het wissen van de gegevens en in plaats daarvan verzoekt om een beperking van het gebruik ervan, of wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden van de Verwerking, maar de gegevens voor de betrokkene nog steeds noodzakelijk zijn om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• het bezwaar van de betrokkene tegen de Verwerking van zijn/haar persoonsgegevens om redenen die verband houden met zijn/haar bijzondere situatie;
• Betrokkenen kunnen te allen tijde bezwaar maken tegen de Verwerking van hun persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden, inclusief profilering;
• de overdraagbaarheid van hun persoonsgegevens onder de voorwaarden van de geldende verordeningen, die met name bepalen dat betrokkenen het recht hebben om de persoonsgegevens die zij aan de verantwoordelijke voor de verwerking hebben verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en het recht hebben om deze gegevens aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking te laten verstrekken;
• het recht om richtlijnen op te stellen over het lot van hun persoonlijke gegevens na hun dood;

De uitoefening van de rechten zoals geïdentificeerd met de huidige (h) wordt uitgevoerd door de betrokken persoon in de buurt van de Verantwoordelijke voor de Behandeling (zoals hierboven geïdentificeerd) door middel van een verzoek uitgevoerd door zijn zorg of door een naar behoren gemachtigd persoon, gericht aan de gedelegeerde met de bescherming van de gegevens van IRIS GALERIE met het volgende adres e-mail: dpo.irisgalerie@virtua-legis.com.

(i) Klachten bij de CNIL

Betrokkenen kunnen een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL): 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris 07, indien zij van mening zijn dat de antwoorden van de Data Controller op hun vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens niet bevredigend zijn.

(j) Verplichte verstrekking van bepaalde persoonsgegevens

De uitoefening door een betrokkene van zijn of haar recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van sommige van zijn of haar persoonsgegevens (en in het bijzonder locatie- en/of contactgegevens) om redenen die verband houden met zijn of haar bijzondere situatie, kan het sluiten van het contract verhinderen. Latere uitoefening van hetzelfde recht kan, indien van toepassing, de toegang tot aanvullende contractuele diensten verhinderen.

(k) Geautomatiseerde besluitvorming

De verzamelde persoonlijke gegevens worden niet gebruikt om geautomatiseerde beslissingen te nemen in de zin van de geldende verordeningen.

(l) Mogelijke verdere verwerking van persoonsgegevens

In principe voert IRIS GALERIE geen verdere verwerking van persoonsgegevens uit voor een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Indien echter verwerking plaatsvindt voor een of meer andere, niet onverenigbare doeleinden dan die welke oorspronkelijk zijn vastgesteld, verstrekt de verantwoordelijke voor de verwerking de betrokkenen vooraf de nodige informatie over dit doel of deze doelen en vraagt hij hen zo nodig vooraf om toestemming.